招投標案例，采購審計 | 思路、方案、案例

隨著企業的規模逐漸發展和現代企業制度的逐漸深化，同時結合企業上市審計的要求，對采購進行審計和監督，已經越來越引起公司高層的重視，已不僅滿足于東窗事發后的控制，而要求在采購工作流程中對風險加以控制，因此對采購審計的要求和內容也從過去的查錯糾弊轉向了現在的風險管理審計，即在對整個采購過程審計的同時，重點放在預防和控制采購風險上。

同時采購付款循環又涉及采購、物流、檢驗、倉儲、財務等眾多部門和環節，而這些環節的流程體系、人員權限、不相容職務在制度流程上尚無明確分工界定，往往權限過于集中，而一些采購舞弊因為各種地域、親緣關系，手段也越發隱蔽和不可界定，因此采購流程審計難度也越來越大，要求審計人員了解采購的各個流程板塊，熟悉流程控制節點，處理好內外部關系，才能更好的為企業的發展保駕護航。

一、審計目的及方式

采購流程審計目的有三個：

一是杜絕采購腐??；

二是預防和控制采購風險，規范采購流程，降低采購成本，提高采購質量。

三是在預防和控制采購風險的基礎上，參與企業戰略發展與研發，經過分析提出合理的采購品類、采購周期、庫存結構等合理化建議，從而升化審計價值。

因此采購流程審計可以通過流程審計和穿行測試相結合的方法進行：一是從采購計劃、請購、供應商選擇、詢價比價議價、招投標、采購、驗收入庫、付款，按流程進行審計不僅可以提高審計效率更能提高審計準確率，通過流程審計優化制度流程，預防和控制風險配合企業戰略發展；二是拋開傳統的審計流程，分析選定特別關注的樣本進行穿行測試，關注價格和價格以外隱性重點，才能發現和杜絕采購腐敗。

二、審計的前期準備

眾所周知，采購就像自己買東西一樣，既要采購物品價格便宜，又要質量好，所以采購流程審計中，審計人員往往把重點關注采購的價格，認為通過詢價就能發現問題，但是實際操作過程中卻往往發現不了什么線索，總之效果不大。

其實，詢價只是一種方法，往往會存在誤導。原因：

1、電話詢價，供應商往往對陌生客戶實力的不了解產生戒心，不會初次就報出批量采購的底價。

2、以資訊網站價格作為參考，往往只有大宗商品和標準化產品的價格資訊、很多商品和訂制化產品的價格信息無法查詢。

有時候會碰到幾家企業聯合，通過虛高報價哄抬資訊網站價格的情況，因為一些地區性資訊網站往往也是通過工作人員電話咨詢當地幾家主要的供應商的價格作為行業參考價格，這就給聯合哄抬價格提供了操作空間。

3、商品的價格受到規格型號、數量、交期和付款方式的影響，所以審計人員詢到的價格得不到采購部門的認同。

在一次設備采購中，兩家企業參與招標，一家外資公司產品報價是另一家國內小企業產品報價的兩倍，表面看著相同，但是材質、工藝十分有講究,用一臺人民幣40萬元的設備加工出來的零件，和用一臺20萬人民幣的設備加工出的東西，肯定是大大不一樣的。所以，在這個案例中采購部門邀標時將不在同一等級的產品放在一起招標，在技術標環節就沒有做到同一等級，招標流程也只能流于形式了。

要做好采購審計，首先在審計前審計人員要做到以下幾個方面：

1、首先熟悉采購流程和國際采購商品術語。采購方式的分類：通常分為招投標（大宗采購）、比議價、定點采購（獨家采購）3類；國際采購商品術語中涉及產品的價格通常分為CIF、FOB。其實往往所謂的定點采購只是采購部門的說辭，值得審計人員關注。

一家化工企業，審計人員發現生產部門要求定點采購某種保密化學品LB7000，采購人員解釋此種化學品涉及企業研發機密，是供應商為本企業生產需求專門國外進口，審計人員發現國外進口肯定要有報關手續，產品的品名規格一目了然，必然無法保密，采購人員前后話語矛盾，果然通過報關單查實該化學品為常見原料甘油，采購價格因此也大幅下降。

2、了解企業在產業鏈中的地位、產品主要構成（BOM表）、生產工藝、主要原料、輔助材料、五金工具、包材名稱、規格、品牌、使用范圍、檢驗標準等。因為企業的采購規模、產品要求直接決定著采購的價格。

同樣是兩家電器企業采購電池，一家是行業龍頭，年采購量有200萬節，一家是剛剛起步的企業，年采購量只有20萬節，同樣的電池供應商肯定給出的價格是不一樣的。

3、了解企業產品的銷路、銷量和淡旺季，對原料備貨、現有庫存、滯庫原料、殘次品有所關注，這些要素都直接決定著采購的計劃和數量。

4、了解企業的發展戰略和研發方向，對采購品類和現有采購物料的通用性有所關注。

三、審計方案

采購流程審計需要與采購部門、物流部門、倉儲部門、質檢部門、財務部門的通力協調和配合，多方資料相對應才能深入發現問題，提出切實有效的建議。例如，通過財務部門了解，大宗原料的漲幅是否有調價函，并且要對調價進行市場調查；供應商無故變動需要警惕，通過采購部門查詢有無走規定的流程，是否存在領導一句話換供應商的現象，這些都是價格走高的前兆。

具體審計模塊、審計主要機會點和審計工作重點參照下表：

1、采購制度及供應商管理

所需的資料：采購部門制度及職責分工、供應商開發管理辦法、供應商考核管理辦法及結果、合格供應商名錄及備選供應商名錄、供應商評定表。

首先復核采購制度的有效性和可操作性，然后通過查看供應商準入資料與網絡查詢對比其真實性，與驗廠人員溝通了解供應商的產能是否嚴重不足，甚至外包的情況；查核供應商考核分數不及格，但仍然留廠。

通常審計發現，新開發的供應商樣品未質檢，供應商設備不足或者不具備生產能力；供應商資質不符合公司準入要求、資料不全；供應商系統存在重復錄入，供應商分類錯誤。同時一般情況下選擇生產廠商直接供貨因為過程環節較少，價格往往低于貿易商，而且售后維修也能及時得到處理并提供技術支持。

關于生產廠商直接供貨與經銷商供貨的比較，抽查**企業所需的化工產品的采購記錄，發現201*年度同時從生產廠商和貿易商采購的3種化學品物料號1301**39、1302**21、1302**93，從經銷商采購平均價格分別為12,712元/噸、2,285元/噸和140,000元/噸，分別較從生產廠商采購平均單價的12,308元/噸、1,967元/噸和134,872元/噸，分別高了404元/噸、318元/噸和5,128元/噸；因此尚有通過直接生產廠商采購替代經銷商采購，從而節降采購成本的空間。

關于制度條款，根據**年最新版的《供應商開發管理辦法》供應商選擇基本條件：②近三年來每年的銷售額應在人民幣100萬元以上，特殊有專長的供應商可以例外；發現考核條件②年銷售額的要求，實際操作中采購部僅以供應商提供的銷售數據為參考，真實性無法保證；實操層面，對于中小企業、小規模納稅人企業、個體工商戶，也沒有途徑獲取供應商真實銷售額，因此該條款不具有可操作性。

2、物資采購

所需的資料：采購明細、會計憑證、報價單、供應商目錄、招標記錄。

首先從采購明細入手，查詢招標流程的規范性，借助主流外部咨詢網站查詢價格和波動情況，如果采購品無法查詢，可以通過采購品構成的主要原材料進行分析成本構成和價格波動，并用復核性分析法等手段找出異常訂單，進行穿行測試，并關注價格以外的眾多相關要素之間的聯系。有些物料或者設備明明是通用的，但采購卻是按訂制的，功能相差不大，但價格卻翻了幾番，這個就需要與生產使用部門或者實際操作工人了解情況。超量采購，供應商與采購人員有私人關系；物料不直接與廠商采購，通過中間商采購，通過以上種種判斷是否有采購舞弊。

價格走勢，采購的**五金件從201*年1月的采購入庫價格（不含稅）25.15元/片，到201*年2月價格未變動；而該五金件的主原料冷板的價格在同期間內下降了834元/噸，降幅達到了19.5%；按照主材料冷板在五金件采購價的比例42%計算，到201*年2月，采購價格應該下降8%。

國際貿易FOB 與FCA價格分析，**年**物料以FCA交貨為主，但也存在部分FOB交貨，另外距離A港不到2公里的B港也是FOB交貨。該兩個港口FOB交貨的供應商都是**公司。經比較，FOB交貨比FCA交貨價格高70元/BDT，扣除增值稅后約高60元/BDT，而碼頭作業費約39元/BDT，扣除碼頭作業費后，FOB交貨比FCA交貨增加成本約21元/BDT。建議采用FCA交貨方式。

3、采購合同、驗收及呆滯管理

所需的資料：采購合同訂單、驗收標準及記錄、扣罰允收明細、出入庫明細。

抽查采購合同規范性，物質采購合同需要注明物資名稱、規格、品質、數量、包裝條款、貨物運輸條款、貨物運輸保險條款、產品質量保證條款、價格條款、支付條款、檢測（COA證書）、索賠和仲裁條款及合同期限等，其他還有很多需要關注的地方此次不一一列舉。

通常審計發現合同只標明產品、單價、金額，不標明產品的型號、規格；有的合同只標明供應商，不標明產品的生產廠家，這樣的漏洞容易給采購鉆空子；讓步接收未扣除相關費用。

呆滯管理，查核庫齡表發現截止到201*年5月，采購的3噸**物料號1302**90，庫齡達到12個月，已全部計入化學品呆滯料；指定品牌采購的5噸**物料號1301**97,生產日期為201*年10月，庫齡已達到6個月，已超過保質期。

4、采購付款

所需資料：送貨單、入庫單、驗收單、發票、付款憑證。

檢查采購訂單、發票、驗收單、付款憑證是否一致；供應商提供普通發票導致進項稅額少抵扣，關注各類票據日期是否合理，有無先付款的情況；收款單位是否一致。

思考與啟示

采購流程審計只是采購管理的輔助手段，側重點還是放在制度管理上，只有嚴抓管理才是根本，要督促相關部門建立完善采購的流程體系和各個環節的考核制度，將各項相關工作轉化成分解指標和責任，并加強管控部門對其過程的監督與考核，重點放在預防和控制采購風險上。

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